- Genel Olarak
Pay sahiplerinin iradesinin somutlaştığı ve pay sahiplerinin haklarının kullandığı, bir meclis görevi gören anonim şirket genel kurulunun, bir kişi tarafından yönetilmesi beklenir. Aksi takdirde, genel kurulu idare eden birinin yokluğu durumunun sorunlara sebebiyet vereceği muhakkaktır.
Mevcut düzende, anonim şirket genel kurulunun “toplantı başkanı” tarafından yönetilmesi öngörülmüştür (TK m. 419/1). “Toplantı başkanı”, “divan başkanı” olarak da ifade edilmektedir.
Genel kurulun açılışının yapılmasından hemen ardından, ilk yapılması geren toplantı başkanlığının belirlenmesidir. Bu belirleme yapılmadan diğer gündem başlıklarının değerlendirilmesine, müzakeresine veya oylamaya geçilemez.
Bu çalışmada toplantı başkanlığına ilişkin üzerinde durulan tüm esaslar, olağan veya olağanüstü genel kurul toplantısı yahut çağrılı veya çağrısız genel kurul fark etmeksizin, bütün genel kurullar için geçerlidir.
- Toplantı Başkanlığı
Kural olarak, genel kurul toplantısının açılışını, genel kurulu toplantıya çağıran organ veya kişi yapar. Toplantı açılışının yapılmasının ardından, ilk olarak toplantı başkanlığının oluşturulması gerekir (Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik- bundan sonra “Bak. Tem. Yönetmeliği” olarak anılacaktır- m. 13/a).
Toplantı başkanına, genel kurul süreci boyunca yardımcı olan kimseler de bulunmaktadır. TK m. 419/1’ e göre, “Toplantı başkanı tutanak yazmanı ile gerek görürse oy toplama memurunu belirleyerek başkanlığı oluşturur.Gereğinde başkan yardımcısı da seçilebilir”. Yine Bak. Tem. Yönetmeliği m. 14/1’e göre, esas sözleşmede aksine herhangi bir düzenleme yoksa toplantıyı yönetecek başkan ve gereğinde başkan yardımcısı genel kurul tarafından seçilir. Bu bağlamda, toplantı başkanının yanı sıra, başkan yardımcısının da seçilmesi mümkündür.
Burada şu sorunun sorulması gerekir: toplantı başkanının yansı sıra bu yardımcı kişilerin (tutanak yazmanı, oy toplama memuru, toplantı başkanı yardımcısı) seçilmesi sorunlu mu? TK m. 419/1’in “Gereğinde başkan yardımcısı da seçilebilir” ve Bak. Tem. Yönetmeliği m. 14/1’in “…gereğinde başkan yardımcısı genel kurul tarafından seçilir.” Hükümlerinin ibarelerinden toplantı başkan yardımcısının seçilmesinin zorunlu olmadığı, ihtiyaç olması halinde seçilebileceği anlaşılmaktadır.
Öğretide TK m. 419/1’in “Başkan tutanak yazmanı ile gerek görürse oy toplama memurunu belirleyerek başkanlığı oluşturur.” Hükmünden dolayı, tutanak yazmanı belirlemenin zorunlu olduğu ancak oy toplama memuru belirlemenin zorunlu olmadığı ileri sürülmektedir[1].
Bak. Tem. Yönetmeliği m. 14/2’ye göre “(2) Toplantı başkanı, tutanak yazmanı ile gerek görürse oy toplama memurunu tayin ederek başkanlığı oluşturur. Ayrıca tutanak yazmanı ve oy toplama memuru seçilmemişse, bunlara ait görevler toplantı başkanı tarafından yerine getirilir.” Bu hükümden anlaşıldığı üzere, tutanak yazmanı ve oy toplama memurunun seçilmesinin zorunlu olmadığı, bu ikisinin de görevlerini toplantı başkanının tek başına üstlenebileceği sonucuna varılmaktadır. Bu bağlamda, genel kurul toplantısını yönetmek üzere, toplantı başkanı dışında diğer yardımcı kişilerin seçilmesinin zorunlu olmadığı, sadece toplantı başkanını belirlemenin yeterli olduğu ifade edilmelidir.
Diğer yandan acaba toplantı başkanı, birden fazla kişi, örneğin iki, üç veya daha fazla kişiden oluşan bir kurul olarak belirlenebilir mi? Benzer bir ifadeyle, toplantı başkanının tek bir kişi olması zorunlu mu? TTK ve Bak. Tem. Yönetmeliğinde bu hususta düzenleme bulunmamakla birlikte, tek sayılardan (örneğin, 1, 3, 5 kişi) oluşan bir kurulun “toplantı başkanı” olarak belirlenmesinin mümkün olduğu düşünülmektedir. Nitekim öğretide de, esas sözleşmeyle genel kurulun idaresinin divan şeklinde bir kurula verilebileceği ileri sürülmektedir[2]. Bununla birlikte, hemen aşağıda üzerinde durulduğu üzere, toplantı başkanı yardımcısının seçilmesi imkânı olduğundan, pratikte birden fazla başkan seçmenin bir önemi olmayabilir.
Toplantı başkanının belirlenmesine kadar, başkanın yapması gereken bazı işlemler olabilir. Bu halde, toplantı başkanı belirlenene kadar olan süreci yönetmek ve gerekli işlemleri yapan kişiye, “geçici toplantı başkanı” denilmektedir[3]. Geçici toplan başkanı pay sahibi olan veya olmayan bir üçüncü kişi olabilir. Asıl toplantı başkanının belirlenmesi ile geçici toplantı başkanının görevi sona erer.
Aşağıda üzerinde durulduğu üzere, esas sözleşmede aksine hüküm yoksa, toplantı başkanının genel kurul tarafından oylama yapılarak seçilmesi gerekir. Benzer şekilde, TK m. 419/1’in “Gereğinde başkan yardımcısı da seçilebilir” ve Bak. Tem. Yönetmeliği m. 14/1’in “…gereğinde başkan yardımcısı genel kurul tarafından seçilir.” Hükümlerinden, toplantı başkan yardımcısının da genel kurul tarafından seçilmesi gerektiği anlaşılmaktadır. Benzer bir ifadeyle, toplantı başkanı, genel kurul tarafından seçilmeyen bir başkan yardımcısı belirleyemez.
Buna karşılık, toplantı başkanı, tutanak yazmanı ve gerekli görürse oy toplama memurunu kendisi belirleyebilir (TK m. 419/1, Bak. Tem. Yönetmeliği m. 14/2); benzer bir ifadeyle, tutanak yazmanı ve oy toplama memurunun genel kurul tarafından seçilmesi zorunlu değildir. Buna rağmen, toplantı başkan gerek görürse, tutanak yazmanı ve/ve oy toplama memurunun seçimini, genel kurulda oylamaya sunabilir.
Bak. Tem. Yönetmeliği m. 14/2’nin ikinci cümlesine göre “Elektronik Genel Kurul Sistemindeki teknik işlemlerin toplantı anında yerine getirilmesi için toplantı başkanı tarafından uzman kişiler de görevlendirilebilir.” Bu hususta ihtiyaç olması halinde, uzman kişiler, doğrudan toplantı başkanı tarafından görevlendirilebilir. Uzman kişilerin pay sahibi olma zorunluluğu bulunmamaktadır.
Toplantı başkanı dışında diğer yardımcıların (tutanak yazmanı, oy toplama memuru, toplantı başkan yardımcısı, uzman kişiler) belirlenmesi halinde bu kişilerin bilgilerinin tutanağa geçirilmesi ve toplantı sonunda tutanağın bu kişiler tarafından imzalanması gerekir.
Gerekli olması halinde, diğer yardımcıların (örneğin, tutanak yazmanı, oy toplama memuru, toplantı başkan yardımcısı, uzman kişiler) birden fazla kişi (örneğin, iki tutanak yazmanının) olacak şekilde belirlenmesi mümkündür.
Toplantı başkanı olarak belirlenecek kişinin gerçek kişi olmasının zorunlu olup olmadığı, tüzel kişinin toplantı başkanı olarak belirlenmesinin mümkün olup olmadığına dair bir hüküm bulunmamaktadır. Bununla birlikte, tüzel kişinin de toplantı başkanı olarak belirlenebileceği düşünülmektedir. Ancak toplantı başkanının genel kurul tarafından seçilmesi ihtimalinde, tüzel kişinin toplantı başkanlığına aday olması veya aday olarak önerilmesi halinde, tüzel kişi adına hareket edecek kişinin de belirlenmesi gerekir. Bu durumda tüzel kişi ile birlikte tüzel kişi adına hareket edecek gerçek kişinin de genel kurulda oylamaya sunulması gerektiği düşünülmektedir.
- ANONİM ŞİRKET GENEL KURULU TOPLANTI BAŞKANININ BELİRLENMESİ
Genel kurul toplantısını usulüne uygun bir şekilde yürütülebilmesi için, toplantıyı yöneten başkanın hukuka uygun bir şekilde belirlenmesi gerekmektedir. Zira toplantı başkanının aldığı karar, genel kurulun aldığı kararı hükümsüz hale getirebilir; alınan genel kurul kurul kararının, yokluk veya butlanla malulüne yahut iptaline sebebiyet verebilir.
TK m. 419/1’e göre “Esas sözleşmede aksine herhangi bir düzenleme yoksa, toplantıyı, genel kurul tarafından seçilen, pay sahibi sıfatını taşıması şart olmayan bir başkan yönetir.”. Bu hükümden bazı çıkarımlar yapılabilir. Bunlardan birincisi; toplantı başkanın belirlenmesine ilişkin esas sözleşmede hüküm bulunabilir; bu durumda bu hükme uygun olarak hareket edilmesi gerekir. İkinci olarak, toplantı başkanı olmak için, pay sahibi olma zorunluluğu bulunmamaktadır; başkan, pay sahipleri arasından veya pay sahibi olmayan kişiler arasından belirlenebilir. TK m. 419/1’den çıkarılan üçüncü ve son husus ise,esas sözleşmeden hüküm yoksa, toplantı başkanının genel kurul tarafından seçilmesi gerekir.
Nasıl belirlendiği önemli olmaksın, toplantı başkanı olan belirlenen (esas sözleşmeyle belirlenen, genel kurul tarafından seçilen) kişinin, bunu kabul etme zorunluluğu bulunmamaktadır. Toplantı başkanlığı, bu kişiye yapılan icap niteliğinde olup bu kişinin kabul zorunluluğu bulunmamaktadır.
- Toplantı Başkanının Esas Sözleşmeyle Belirlenmesi
Şirketin esas sözleşmesinde, toplantı başkanının belirlenmesine ilişkin hüküm olması halinde, öncelikle bu hükümde yer verilen esaslara göre başkanın belirlenmesi gerekir. Bu durumda ayrıca genel kurulda toplantı başkanının seçimine ilişkin bir oylama yapılmaz.
Uygulamada çoğunlukla, esas sözleşmede, başka bir nitelendirmeye yer vermeden, toplantı başkanının genel kurul tarafından seçileceğine ilişkin hükümlere yer verilmektedir. Bu şekilde, toplantı başkanı için başkaca bir belirlemeye yer verilmemesi halinde, başkanın genel kurulda oylama yapılarak seçilmesi/belirlenmesi mümkündür.
Bunun dışında, esas sözleşmede toplantı başkanının farklı şekilde belirlenmesine yer verilebilir. Bu şekilde, bilinen bir kişiye, şirket içinde bir konuma (örneğin, şirketin bağımsız denetçisinin toplantı başkanı olacağı) veya başka bir şekilde belirleme yöntemine işaret edilebilir; bu şekilde belirlen kişi, pay sahibi olan ve pay sahibi olmayan biri olabilir. Örneğin, şirkette en çok payı olan pay sahibinin toplantı başkanı olacağına yer verilebilir. Benzer şekillerde esas sözleşmeyle toplantı başkanı belirlenmişse, fakat belirlenen kişi toplantıya gelmez veya fiili olarak gelemeyecek durumda ise (örneğin, toplantı başkanı olarak belirlenen kişinin hasta olması veya vefat etmesi halinde) yahut gelmesine rağmen, toplantıya başkanlık yapmak istemezse, bu durum tutanağa geçirilerek, toplantı başkanı hazır bulunanlar arasından genel kurul tarafından seçilir.
Uygulamada çoğunlukla, yönetim kurulu başkanının veya yönetim kurulu başkanının yokluğunda yönetim kurulu başkan vekilinin (veya yardımcısının) yahut herhangi bir yönetim kurulu üyesinin genel kurul toplantı başkanlığını yürüteceğine ilişkin hükümlere yer verilmektedir. Bu şekilde kaleme alınan hüküm gereği, genel kurul tarafından seçim yapılmadan, yönetim kurulu başkanı (veya vekili/üyesi), genel kurul toplantı başkanı olarak belirlenmektedir. Burada özellikle, şirketin yönetim ve temsil organının, aslında ortaklara hesap verme yeri olan genel kurulda seçim yapılmadan, “atama” yöntemiyle, genel kurul toplantı başkanı olarak belirlenmesinin uygulamada bazı sorunlara yer verdiğini ifade etmek gerekir. Zira, genel kurul, ortakların bazı haklarını kullandığı (bilgi alma ve inceleme, TK m. 420 gereği erteleme, TK m. 413 gereği yönetim kurulu üyelerinin azli, TK m. 438 çerçevesinde özel denetçi atanmasını talep etme ve diğer haklar) ve yönetim kurulundan hesap sorabildiği bir toplanma yeridir. Ortakların bu haklarının muhatabı ise çoğu zaman yönetim kuruludur. Yönetim kurulu başkanın (veya üyesinin) aynı zamanda genel kurul toplantı başkanı olması halinde, ortakların, özellikle azınlık pay sahiplerinin haklarının gereğinin yapılmadığı, azınlık pay sahiplerinin oylanmasını istediği taleplerinin, genel kurulda toplantı başkanı olan yönetim kurulu başkanı tarafından oylamaya sunulmadan reddedildiği, muhalif pay sahiplerinin konuşmalarına izin verilmediği veya toplantıdan çıkarıldığı görülmektedir. Bu durum ise açıkça bir kötüye kullanım olup, toplantı başkanının tarafsız davranması yükümlülüğüne aykırıdır. Bu yüzden, esas sözleşmenin toplantı başkanın belirlenmesine ilişkin hükümlerinin, kötüye kullanım halleri göz önünde bulundurularak değerlendirilmesi gerekir.
Bu yüzden, uygulamada ortaya çıkan sorunları ve kötüye kullanımları göz önünde bulundurularak, TK m. 419/1’in “Esas sözleşmede aksine herhangi bir düzenleme yoksa” ibaresinden, esas sözleşmenin bu husustaki hükmünün sınırsız veya keyfi olarak uygulanabileceği sonucuna ulaşılmamalıdır. Esas sözleşmede yer verilen hüküm ile azınlık pay sahiplerinin hakları veya genel olarak ortakların hakları arasında bir denge kurularak çözüm bulunmalıdır.
Bu bağlamda, esas sözleşmede (veya iç yönergede-TK m.419/2-) yer verilmesine rağmen, kanunun aradığı vasıfları haiz olmayan veya kötüye kullanan kişinin, genel kurul toplantı başkanı olarak esas sözleşmeyle belirlenmesi uygulamasının katı bir şekilde yorumlanmaması gerektiği, kanuna ve pay sahiplerinin haklarına aykırılık teşkil eden esas sözleşme hükümlerinin uygulamaları karşısında, pay sahiplerinin haklarını göz önünde bulundurarak geniş yorumlanması gerektiği ve bu hallerde, toplantı başkanının genel kurul tarafından azledilebileceği ve yenisinin seçilebileceği düşünülmektedir. Aşağıda izah edildiği üzere, toplantı başkanı esas sözleşmeyle belirlenmesine rağmen, bu tür haklı/önemli sebeplerin olduğu hallerde, ortakların talebi üzerine yapılacak oylamada, genel kuruldaki çoğunluk tarafından toplantı başkanının, başkanlık görevinden azledilebileceği ve azledilenin yerine yenisinin seçilebileceği, bu şekilde toplantı başkanının her zaman değiştirilebileceği düşünülmektedir.
Esas sözleşmede, toplantı başkanının pay sahipleri arasında seçileceğine ilişkin hüküm konulmuş olabilir. Öğretide, bu durumda, pay sahibi sıfatı taşımayanların toplantı başkanı seçilemeyeceği ifade edilmektedir[4].
- Toplantı Başkanının Genel Kurul Tarafından Seçilmesi
Esas sözleşmede aksine bir hüküm yoksa veya esas sözleşmede hüküm bulunmasına rağmen, bu şekilde belirlenen kişi toplantıya gelmemişse yahut gelmesine rağmen başkanlık yapmak istemiyorsa, toplantı başkanın genel kurul tarafından seçilmesi gerekir.
Bunun için öncelikle, esas sözleşmede bir hüküm olup olmasında bakılmalıdır. Esas sözleşmede genel kurul toplantı başkanı adaylarına yönelik bir belirleme yapılmışsa buna uygun hareket edilmelidir. Ancak bu yönde bir hüküm yoksa, pay sahibi olan veya olmayan kişiler aday olabilirler.
Bunun için pay sahibi olan veya olmayan kişilerin toplantı başkanlığına aday olması veya bu kişilerin pay sahipleri tarafından aday gösterilmesi mümkündür. Aday gösterme sözlü veya yazılı bir önerge ile yapılabilir. Bu bağlamda özellikle belirtmek gerekir ki, vekaletname ile pay sahibini temsilen katılan temsilciler de aday olabilirler[5].
Toplantı başkanının, genel kurula katılmaya yetkisi olan kişiler arasından seçilmesinin zorunlu olup olmadığına dair bir hüküm bulunmamaktadır. Öğretide, toplantı başkanının genel kurula katılma yetkisi olan kişiler arasından seçilmesinin zorunlu olduğu, sadece toplantı başkanlığı yapması içinde dışardan birinin getirilemeyeceği ifade edilmektedir.
Toplantı başkanın seçimine ilişkin kanunda özel bir karar yetersayısına yer verilmemiştir. Bu yüzden, toplantı başkanının seçimi için, TK m. 418 çerçevesinde genel kurul toplantılarına uygulanacak toplantı ve karar nisabı uygulanacaktır. Bu bağlamda, toplantıda hazır bulunan oyların çoğunluğu ile toplantı başkanı seçimi yapılır.
Toplantı başkanı adayı kişi, aynı zamanda pay sahibi de olabilir. Toplantı başkanı adayı kişinin pay sahibi olması toplantı başkanlığı seçiminde oy kullanmasının önünde bir engel değildir. Zira bu husus TTK 436. maddede yer verilen kişisel nitelikte iş veya işlem olarak değerlendirilemez[6]. Bu yüzden, toplantı başkanı adayının pay sahibi olması durumunda, toplantı başkanı seçilmesine yönelik oylamada kendisi lehine olumlu oy kullanabilir.
- Toplantı Başkanının İç Yönerge ile Atanması
Yukarıda üzerinde durulduğu üzere, esas sözleşmede yer verilen hükümle veya genel kurul tarafından yapılacak seçimle toplantı başkanı belirlenebilir. Bu iki halin dışında, üçüncü bir yöntem olarak, genel kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin kuralları içeren iç yönergeyle (TK m. 419/2) toplantı başkanının belirlenmesi mümkündür.
TK m. 419/2’ye göre, “Anonim şirket yönetim kurulu, genel kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin kuralları içeren, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından, asgari unsurları belirlenecek olan bir iç yönerge hazırlar ve genel kurulun onayından sonra yürürlüğe koyar. Bu iç yönerge tescil ve ilan edilir.”
Bu şekilde şirketin genel kurulunun çalışma esas ve usullerine ilişkin kuralları içeren iç yönergenin tescil ve ilan edileceği öngörülmüştür. İç yönergeye ilişkin Bak. Tem. Yönetmeliği m. 40-43 arasında temel esaslara yer verilmiştir.
Bu kapsamda, yönetim kurulu tarafından genel kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin kuralları içeren iç yönergenin hazırlanması, bu iç yönergenin genel kurulun onayına sunulması, genel kurul tarafından onaylanan iç yönergenin tescil ve ilan edilmesi gerekir. Bu şekilde tescil ve ilanı yapılan iç yönergede toplantı başkanının nasıl belirleneceğine ilişkin hüküm bulunabilir; uygulamada çoğunlukla bu hususta iç yönergede hüküm eklendiği görülmektedir. Bu durumda, iç yönergede yer alan düzenlemeye uygun olarak, toplantı başkanı belirlenebilir[7].
Toplantı başkanının belirlenmesine ilişkin hem esas sözleşmede hem de iç yönerge hüküm bulunması ve iç yönerge hükmünün esas sözleşmeden farklı veya aykırı olması halinde, esas sözleşmedeki hükme öncelik verilmesi gerekir.
- Toplantı Başkanının Genel Kurul Tarafından Azli ve Azledilenin Yerine Yenisinin Seçimi
Esas sözleşmeyle belirlenmiş veya genel kurul tarafından seçilmiş toplantı başkanının, genel kurul tarafından azlinin mümkün olup olmadığına ilişkin bir hüküm bulunmamaktadır. Özellikle esas sözleşmeye göre belirlenen toplantı başkanının azli açısından bu husus gündeme gelmektedir.
Toplantı başkanın genel kurul tarafından seçilmiş olması halinde, genel kurulun seçtiği bir kişiyi her zaman görevden alabileceği düşünülmektedir. Dolayısıyla toplantı başkanının seçiminden toplantı bitimine kadar, toplantıya katılanların talebi halinde toplantı başkanının azli oylanabilir; oylama sonucunda azil kararının alınması halinde azledilen başkanın yerine yenisi seçilebilir; hem azil hem de yenisinin seçimine ilişkin kararda TK m. 418’deki yetersayılara uygun hareket edilmelidir[8]. Yeni toplantı başkanının seçilmesi nedeniyle, toplantının baştan başlatılmasına gerek bulunmamaktadır; yeni toplantı başkanı, azledilenin kaldığı yerden toplantıyı yönetmeye devam eder.
Toplantı başkanının esas sözleşmeyle belirlenmesi halinde, genel kurul tarafından azli meselesini ayrıca değerlendirmek gerekir. Zira bu kişi genel kurul tarafından seçilmemiştir; genel kurulun seçimini yapmadığı kişiyi görevden alıp almayacağı tartışılmalıdır[9]. Yukarıda da ifade edildiği üzere, özellikle esas sözleşmede hüküm bulunması nedeniyle, yönetim kurulu başkanının (veya üyesinin) toplantı başkanı olması halinde, sorunların çıktığının görüldüğü; toplantı başkanının pay sahiplerinin önerilerini oylamaya sunmadığı (örneğini haklı sebeplerin olması halinde, mevcut yönetim kurulu üyelerinin azlinin oylanması), azınlık pay sahiplerinin haklarının gereğini yapmadığı sıklıkla karşılaşılmaktadır. Bu tür durumlarda toplantı başkanının değişiminin gerektiği anlaşılmaktadır. Bu yüzden kanaatimizce, genel kurulda bu tür önemli/haklı sebeplerin olması halinde, toplantıya katılanların talebi üzerine, toplantı başkanının azlinin oylanabileceği ve azil kararının verilmesi halinde genel kurul tarafından yenisinin seçilebileceği düşünülmektedir.
Toplantı başkanı iç yönergede (TK m. 419/2) bulunan hüküm gereği tayin edilmiş olabilir. Bu halde, toplantı başkanı, genel kurul tarafından TK m. 418’deki nisaplara uygun olarak her zaman görevden azledilebilir ve azledilenin yerine yenisi seçilebilir.
- ANONİM ŞİRKET GENEL KURUL TOPLANTI BAŞKANININ GÖREVLERİ
Bak. Tem. Yönetmeliği’nin 39/1’e göre“…toplantı başkanı, görevini Kanuna, bu Yönetmeliğe ve ilgili mevzuata uygun olarak tarafsız, dürüst ve özenli şekilde yapmakla yükümlüdür.” Buna uygun olarak toplantı başkanının, tarafsız olması, dürüstlük ilkesine uygun davranması, özenli olması ve bu sınırlara uygun bir şekilde hareket etmesi beklenmektedir. Aksi takdirde, Bak. Tem. Yönetmeliği m. 39/3’ün “Toplantı başkanı, birinci fıkraya aykırı davranışlarından ötürü şirkete ve pay sahiplerine karşı sorumludur.” hükmü kapsamında sorumluluğu gündeme gelebilecektir.
Öğretide, anonim şirket genel kurulunun da nihayetinde genel kurul olması sebebiyle dernekler genel kurulunun yürütülmesi ile ilgili Dernekler Kanunu’ndaki hükümlerin[10], sendikaların iç tüzüklerinin uygulanabileceği ifade edilmektedir.
Bu bağlamda, temel görevi toplantıyı yönetmek olan toplantı başkanın temel görevleri; toplantı görüşmesini başlatmak ve bitirmek, söz vermek, müzakereleri sağlamak, gündem maddelerini ve önerileri oylatmak, oylama sonuçlarını tespit etmek ve toplantı tutanağının tanzim edilmesini sağlamak, konuşma hakkını kötüye kullananların sözlerinin kesilmesi veya toplantının huzurunu bozanların toplantıdan çıkarılmasını genel kurulun onayına sunmak da başkanın görevleri arasında sayılmaktadır[11].
Toplantı başkanının; gündemi değiştirme, sırasını bozma, gündemden herhangi bir maddeyi çıkarma yetkisi olmadığı, müzakere edilmesi gereken gündem maddeleri varken toplantıyı kapatma yetkisi de bulunmadığı kabul edilmektedir[12].
Toplantı başkanının, söz alanların konuşma süresini ayarlaması gerekir; pay sahipleri arasında eşitsizlik yaratacak uygulamalara yer vermemelidir. Gündemin dışına çıkılmamasına özen göstermeli, gündemde olmayan hususların müzakeresine izin vermemeli; toplantının nizamını bozan kişilerin bu davranışlarının önüne geçmelidir. Toplantı başkanının, pay sahiplerini genel kuruldan çıkarma hakkı olup olmadığı tartışılmaktadır. Öğretide son çare olarak, toplantı başkanının pay sahibini toplantıda çıkarabileceği ileri sürülmektedir[13]. Kanaatimizce, pay sahibinin, ortaklıktan kaynaklı haklarının kullanmasının önüne geçileceğinden, genel kuruldan çıkarılması ağır bir yaptırımdır; bu yüzden, genel kurul devam ettiği sürece, herhangi bir pay sahibi toplantıdan çıkarılamamalıdır.
Toplantı başkanlığının en önemli görevlerinden biri de toplantı tutanağını düzenlemesidir. Tutanağın nasıl oluşturulması gerektiğine TK m. 422 ve Bak. Tem. Yönetmeliği m. 26’da yer verilmiştir. Buna uygun olarak tutanağın içeriğinin oluşturulması gerekir. En önemlisi de, alınan kararlara muhalif kalan pay sahiplerinin bu husustaki talepleridir. Bak. Tem. Yönetmeliği m. 26/4’e göre “Toplantıda alınan kararlara muhalif kalarak, muhalefet şerhi yazmak isteyenlerin şerhleri tutanağa yazılır veya yazılı olarak verilen muhalefet şerhleri tutanağa eklenir. Tutanağa şerh koyan pay sahibinin adı ve soyadı yazılarak, muhalefet şerhinin ekli olduğu belirtilir. Tutanağa eklenen muhalefet şerhi de toplantı başkanı ve Bakanlık temsilcisi bulunan toplantılarda Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır”. Buna uygun olarak, sözlü muhalefet şerhlerinin toplantı tutanağına geçirilmesi ve yazılı muhalefet şerhlerinin ise toplantı tutanağına ek yapılarak, birer nüshasının toplantı başkanı ve varsa Bakanlık Temsilcisi tarafından imzalanarak muhalefet şerhi sahibine verilmesi gerekir.
Toplantı başkanının diğer önemli görevlerinden biri de, toplantıya katılım hakkı veren belgeleri kontrol edildiğini tespit etmektir. Bak. Tem. Yönetmeliği m. 26/2’ye göre “Belirlenen toplantı başkanı öncelikle toplantıya katılım hakkı veren belgelerin mevzuata uygunluğunun yönetim organınca kontrol edilip edilmediğini tespit ederek, hazır bulunanlar listesini imzalar.” Özellikle pay sahiplerinin temsilcilerine verdiği vekaletnamelerin kontrol edilmesi önem taşımaktadır. Yine vekaletname dışında başka haklara dayanarak katılmak isteyenlerin (intifa hakkı sahibi, rehin alacaklısı vb.) durumlarının incelenmesi gerekir. Son olarak yönetim kurulu tarafından hazırlanan hazır bulunanlar listesinin toplantı başkanı tarafından imzalanması gerekir.
Toplantı başkanı, toplantının uzun sürmesi halinde, katılanların talepleri ve ihtiyaçlara nazara alarak toplantıya ara verebilir ancak toplantıyı başka bir güne erteleyemez.
- TEK PAY SAHİPLİ ŞİRKETLERDE TOPLANTI BAŞKANLIĞI
Bak. Tem. Yönetmeliği m. 14/2’ye göre “Tek pay sahipli şirketlerdebaşkanlık oluşturulması ile genel kurul toplantısına katılabilecekler listesinin hazırlanması zorunlu değildir.” Bu bağlamda, tek pay sahipli şirketlerde, toplantı başkanlığının belirlenmesi zorunlu değildir.
Diğer yandan, toplantı başkanın belirlenmesi zorunlu olmaması nedeniyle, tutanağın kimin tarafından imzalaması gerektiğinin ortaya konulması gerekir. Bak. Tem. Yönetmeliği m. 26/1’in son cümlesine göre “Tek pay sahipli şirketlerde toplantıda hazır bulunan pay sahibinin veya temsilcisinin de toplantı tutanağını imzalaması zorunludur.” Buna uygun olarak toplantı tutanağında tek ortağa veya bu ortağın genel kurula katılan temsilcisine imza açılması gerekir.
- TOPLANTI BAŞKANININ TOPLANTI TUTANAĞINI İMZALAMA(MA)SI
TK m. 422/1’in son cümlesine göre “Tutanak, toplantı başkanlığı ve Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır; aksi hâlde geçersizdir.” Yine Bak. Tem. Yönetmeliği m.26/1’in ikinci cümlesine göre “Tutanak, toplantı başkanlığı ile Bakanlık temsilcisi bulunması zorunlu olan veya 32 nci maddenin ikinci fıkrası uyarınca talep üzerine Bakanlık temsilcisi görevlendirilen toplantılarda Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır.” Yine Bak. Tem. Yönetmeliği m.26/5’e göre “Toplantı başkanının, Bakanlık temsilcisi bulunması zorunlu olan veya talep üzerine Bakanlık temsilcisi görevlendirilen toplantılarda Bakanlık temsilcisinin veya tek pay sahipli şirkette hazır bulunan pay sahibinin veya temsilcisinin imzalamadığı toplantı tutanakları geçersizdir.” Buna uygun olarak, genel kurulda alınan kararların hukuken geçerli olması için, toplantı tutanağının toplantı başkanlığı tarafından imzalanması zorunluluk arz etmektedir.
Bu bağlamda, toplantı tutanağının toplantı başkanlığı tarafından imzalanması gerekir; aksi takdirde tutanak geçersizdir. Burada geçersizlik türünün ne olduğu anlaşılmamaktadır. Bununla birlikte, Yargıtay önüne gelen bir olayda, toplantı başkanının imzalamadığı tutanakta alınan kararların yoklukla malul olduğuna kanaat getirmiştir. Bu kararın ilgili kısmı şu şekildedir:
“Ayrıca genel kurulda, alınan artırım kararının geçerliliği için toplantıda herhalde Gümrük ve Ticaret Bakanlığı temsilcisinin bulunması ve toplantı tutanağını toplantı başkanı ile birlikte imza etmesi şarttır (TTK. md. 422/1). Aksi halde alınan kararlar yoklukla malüldür.” Yargıtay 11. HD., E. 2020/2177 K. 2021/4960 T. 10.6.2021
TK m. 422/1 ve Bak. Tem. Yönetmeliği m. 26/1’de “toplantı başkanlığının” tutanağını imzalanmasından bahis yapılmıştır. Buna göre, toplantı başkanı dışında tutanak yazmanı ve oy toplama memuru atanmışsa veya toplantı başkan yardımcısı seçilmişse, bu yardımcı kişilerin de tutanağı imzalaması zorunludur.
SONUÇ
Mevcut düzende, anonim şirket genel kurulunun toplantı başkanı tarafından yönetilmesi öngörülmüştür (TK m. 419/1). Toplantı başkanının usulüne uygun şekilde belirlenmesi ve toplantı başkanının üzerine düşen yükümlülüklerinin gereğini yapması, genel kurulda alınan kararların geçerliliği açısından önem arz etmektedir.
Toplantı başkanlığı; başkan, gereğinde başkan yardımcısı, tutanak yazmanı ile gerek görülürse oy toplama memurundan oluşur. Toplantı başkanı, tutanak yazmanı ile gerek görürse oy toplama memurunu tayin ederek başkanlığı oluşturur. Ancak tutanak yazmanı ve oy toplama memuru seçilmemişse, bunlara ait görevler toplantı başkanı tarafından yerine getirilir (Bak. Tem. Yönetmeliği m. 14/2). Dolayısıyla, genel kurul tarafından seçimi gereken tek kişi toplantı başkanıdır. Benzer bir ifadeyle, tutanak yazmanı, oy toplama memuru ve toplantı başkan yardımcısının seçilmesi zorunlu değildir.
TK m. 419/1 çerçevesinde toplantı başkanı, iki yöntemle belirlenebilir: Bunlardan birincisi; toplantı başkanın belirlenmesine ilişkin esas sözleşmede hüküm bulunabilir; bu durumda bu hükme uygun olarak hareket edilmesi gerekir. İkinci olarak, esas sözleşmeden hüküm yoksa, toplantı başkanın genel kurul tarafından seçilmesi gerekir. Genel kurulda, TK m. 418’e uygun alınacak bir kararla, toplantı başkanı genel kurul tarafından seçilebilir. Son olarak, TK m. 419/1’de her ne kadar yer verilmemişse de, TK m. 419/2 çerçevesinde genel kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin kuralları içeren ve tescil ve ilan edilen iç yönergede toplantı başkanının seçimine ilişkin hüküm bulunması halinde, bu hükme uygun olarak toplantı başkanının belirlenmesinin mümkün olduğu değerlendirilmektedir.
Esas sözleşmeyle belirlenmiş veya genel kurul tarafından seçilmiş toplantı başkanının, genel kurul tarafından azlinin mümkün olup olmadığına ilişkin bir hüküm bulunmamaktadır. Toplantı başkanın genel kurul tarafından seçilmiş olması halinde, genel kurulun seçtiği bir kişiyi her zaman görevden alabileceği düşünülmektedir. Dolayısıyla toplantı başkanının seçiminden toplantı bitimine kadar, toplantıya katılanların talebi halinde toplantı başkanının azli oylanabilir; oylama sonucunda azil kararının alınması halinde azledilen başkanın yerine yenisi seçilebilir. Toplantı başkanının esas sözleşmeyle belirlenmesi halinde, bu kişi genel kurul tarafından seçilmemiştir; genel kurulun seçimini yapmadığı kişiyi görevden alıp almayacağı tartışılmalıdır. Esas sözleşmede hüküm bulunması nedeniyle, yönetim kurulu başkanının (veya üyesinin) toplantı başkanı olması halinde, sorunların çıktığının görüldüğü; toplantı başkanının pay sahiplerinin önerilerini oylamaya sunmadığı (örneğini haklı sebeplerin olması halinde, mevcut yönetim kurulu üyelerinin azlinin oylanması), azınlık pay sahiplerinin haklarını gereğini yapmadığı sıklıkla karşılaşılmaktadır. Bu tür durumlarda toplantı başkanının değişiminin gerektiği anlaşılmaktadır. Bu yüzden kanaatimizce, genel kurulda bu tür önemli/haklı sebeplerin olması halinde, toplantıya katılanların talebi üzerine, toplantı başkanının azlinin oylanabileceği ve azil kararının verilmesi halinde genel kurul tarafından yenisinin seçilebileceği düşünülmektedir.
Toplantı başkanı iç yönergede (TK m. 419/2) bulunan hüküm gereği tayin edilmiş olabilir. Bu halde, toplantı başkanı, genel kurul tarafından TK m. 418’deki nisaplara uygun olarak her zaman görevden azledilebilir ve azledilenin yerine yenisi seçilebilir.
Toplantı başkanı, genel kurulu yönetir; genel kurulu sevk ve idare eder. Bu yüzden, başkanın, toplantıyı TK ve Bak. Tem. Yönetmeliğinde yer verilen esaslara göre, tarafsız bir şekilde ve ortakların genel kurulda kullanabileceği haklarını ihlal etmeyecek şekilde yönetmesi önem arz etmektedir. Aksi takdirde hukuki ve/veya cezai sorumluluğu gündeme gelebilir.
Toplanı başkanlığının usulüne uygun şekilde toplantı tutanağını düzenlemesi gerekir. En önemli hususlardan biri, azınlık pay sahiplerinin gündem başlıklarına ilişkin taleplerini oylamaya sunması ve alınan kararlara muhalif kalanların muhalefetinin tutanağa geçirilmesidir.
Toplantı başkanlığının imzalamadığı, toplantı tutanağı geçersizdir (TK m. 422/1, Bak. Tem. Yönetmeliği m.26/1 ve m.26/5). Bu yüzden genel kurulda alınan kararların geçerli olması için, toplantı tutanağının toplantı başkanlığı tarafından imzalanması zorunluluk arz etmektedir. Toplantı başkanı dışında tutanak yazmanı ve oy toplama memuru atanmışsa veya toplantı başkan yardımcısı seçilmişse, bu yardımcı kişilerin de tutanağı imzalaması zorunludur.
Toplantı başkanlığının oluşturulmaması veya oluşturulmasına rağmen toplantı başkanlığının tutanağı imzalamaması halinde genel kurulda alınan kararlar yoklukla malul olduğu kabul edilmektedir.
[1] Nurdan Orbay-Ortaç, Anonim Şirket Genel Kurul Toplantı Başkanı, Ankara, 2023, s. 70.
[2]Yunus Yılmaz,Anonim Şirket Genel Kurul Kararlarının Geçersizliği, Ankara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü̈ Yayınları, Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Ankara 2010, s. 49.
[3] Bkz: Orbay-Ortaç, s. 59.
[4] Neval Okan, “Genel Kurul”, Şirketler Hukuku Şerhi, Cilt-2, Editör: Kemal Şenocak, 2023, s. 2297.
[5] Okan, s. 2297.
[6] Orbay Ortaç, s. 30-31.
[7] Orbay-Ortaç, s. 35.
[8] Menfaat dengesinin göz önünde bulundurularak, genel kurul kararı ile esas sözleşmeyle tayin edilen toplantı başkanının görevden alınabileceği, ancak bu değişikliğin esas sözleşmede aranan nisaba uygun şekilde alınacak kararla gerçekleşmesi gerektiğine yönelik görüş için bkz: Orbay-Ortaç, s. 189.
[9] Daha genil bir Bkz: Orbay-Ortaç, s. 35.
[10] Erdoğan Moroğlu, 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanununa Göre Anonim Ortaklıkta Genel Kurul Kararlarının Hükümsüzlüğü, 6. Baskı, İstanbul, 2012, s. 100 vd.
[11] Hasan, Pulaşlı, 6102 Sayılı Ticaret Kanununa Göre Şirketler Hukuku Şerhi, C. I, İstanbul, 2014, s. 791-792; Azarkan, s. 77; Ömer Korkut, Anonim Ortaklıklarda Genel Kurul Toplantısına Çağrı ve Toplantının Yürütülmesi, Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Ankara 2000, s.17.
[12] Pulaşlı, Cilt-I, s. 791; Azarkan, s. 79; Yılmaz, s. 50.
[13] Pulaşlı, Cilt-I, s. 792-793.
